Aanlevering gegevens Wsw-statistiek 2019 door Sw-bedrijf of gemeente

Op deze pagina wordt nadere informatie verschaft over de wijze van aanlevering van de gegevens voor de Wsw-statistiek door het Sw-bedrijf of de gemeente. Voor vragen over deze of andere zaken die betrekking hebben op de Wsw-statistiek, kunt u contact opnemen met onze helpdesk, bereikbaar op e-mailadres wsw@panteia.nl.

1. Wie levert de gegevens aan?
De instelling die financieel verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Wsw is ook degene die verantwoordelijk is voor de aanlevering van gegevens voor de Wsw-statistiek. Dit is dus ofwel het WGR-verband waaraan een gemeente de uitvoering van de Wsw integraal heeft overgedragen ofwel de gemeente.

2. Wanneer worden de gegevens aangeleverd?
Conform de ‘Regeling uitvoering sociale werkvoorziening en begeleid werken 2008 dienen binnen zes weken na afloop van een halfjaar de persoonsgegevens over het betreffende halfjaar te worden aangeleverd aan Panteia. Wanneer een organisatie de gegevens niet binnen de gestelde termijn van 6 weken kan aanleveren dient zij tijdig uitstel aan te vragen bij het Ministerie (cq de bewerker Panteia).

3. Wat wordt aangeleverd?

Welke kenmerken?
De gegevens (kenmerken) die in het kader van de Wsw-statistiek dienen te worden aangeleverd staan uitgebreid beschreven in de eerder op deze site genoemde regeling van het Ministerie van SZW. Een verkorte versie van deze regeling ('Te registreren kenmerken') is door Panteia opnieuw in april 2017 per e-mail verspreid. In beide delen staat nauwkeurig omschreven om welke kenmerken het gaat en welke coderingen gebruikt dienen te worden. De Regeling en de verkorte versie zijn beiden te vinden op deze internetsite ("Statistiek" en "Wsw-kenmerken").

Welke deelnemers?
In het aan te leveren bestand zijn de gegevens opgenomen van alle deelnemers die op enig moment in het betreffende halfjaar een dienstbetrekking bezaten en/of een arbeidsovereenkomst in het kader van begeleid werken hadden. Nieuw is dat vanaf het 2e halfjaar 2015 ook gegevens worden opgenomen van personen van wie het dienstverband is beëindigd anders dan vanwege overlijden of pensionering en die nog over een geldige indicatie beschikken. Daarnaast worden gegevens opgenomen over personen over wie in het betreffende halfjaar een herindicatiebesluit is genomen, inclusief herindicaties met als doelgroepbesluit "bovenzijde" of "onderzijde". Het is niet van belang of de personen in het betreffende halfjaar zijn uitgestroomd (uit het werknemersbestand) of al eerder of nog steeds tot het werknemersbestand behoren. Dit betekent dus ook dat elk halfjaar opnieuw de gegevens van alle personen worden aangeleverd die in dat halfjaar tot de doelgroep behoren, ook als er zich geen wijzigingen hebben voorgedaan ten opzichte van het voorafgaande halfjaar.

Inhoud en opbouw van records
Van elke persoon wordt (in principe) één record aangemaakt waarin alle 34 kenmerken zijn opgenomen. Kenmerken die niet van toepassing zijn, worden met een "0" gevuld.
Er zijn een tweetal situaties mogelijk waarin per persoon meer dan één record wordt aangemaakt: dit is het geval wanneer sprake is van uitstroom uit het werknemersbestand en dit binnen het halfjaar gevolgd wordt door een nieuw niet aansluitend dienstverband of wanneer sprake is van meer dan één wisseling van werkvorm in hetzelfde halfjaar zonder uitstroom uit het werknemersbestand. In Bijlage 1 is de handelingswijze beschreven voor deze en een aantal andere bijzondere situaties.
Wanneer u gegevens aanlevert voor meerdere zelfstandige gemeenten, kunt u deze in één bestand aanleveren, waarbij kenmerk 2 "Verantwoordelijke zelfstandige gemeente of WGR-verband" de UO-nummers bevat van de verschillende zelfstandige gemeenten.

4. Hoe worden de gegevens aangeleverd?

Exportmodules
Afhankelijk van het gebruikte registratiesysteem zijn er verschillende mogelijkheden ten aanzien van de vorm van de aan te leveren bestanden. De leveranciers van de softwarepakketten Compas PA (Emergo), DBS (Visma), Emis (Pantheon), IW3 (Solviteers), YourSoft en Mercash hebben een exportmodule ontwikkeld. Voor organisaties of gemeenten die met een ander registratiesysteem werken of waarbij een deel van de gegevens in een ander programma wordt geregistreerd gelden de hieronder beschreven specificaties.
Voor elk registratiesysteem geldt uiteraard dat u zelf verantwoordelijk bent voor de implementatie van de meest recente versie en voor een juiste registratie van de gegevens.

Vorm van de bestanden
De bestanden dienen te worden aangeleverd in dBase, Excel of Ascii. In alle gevallen hebben de bestanden een vaste, vooraf gedefinieerde opbouw. Een beschrijving van deze opbouw is opgenomen in Bijlage 2 en Bijlage 3.

Bestandsnamen
Om een juiste verwerking van de bestanden mogelijk te maken, wordt u verzocht de bestanden een naam te geven volgens een vast stramien van acht posities. Dit bestaat uit:
* 3 posities met het identificatienummer van uw Sw-organisatie, toegekend door Panteia;
* 3 posities met de aanduiding van de meetperiode: neem de laatste 2 cijfers van het jaartal en voeg een "A" toe om aan te geven dat het om het eerste halfjaar gaat of een "B" voor het tweede halfjaar (2e halfjaar 2018 is 18B, 1e halfjaar 2019 is 19A);
* 2 posities met de versie (voor het geval een bestand meermalen wordt verstuurd); versie 1 wordt "01", versie 2 "02", enz.
* 3 of 4 posities van de extensie voor het bestandsformaat (txt voor ASCII, dbf voor dBase, xls of xlsx voor Excel).
De naam van het bestand met gegevens over het eerste halfjaar 2019 aangeleverd door organisatie 205 in Excel-formaat (1e versie), luidt als volgt: "20519A01.xlsx".
Het identificatienummer van uw organisatie (of gemeente) staat vermeld in alle persoonlijke correspondentie van Panteia, maar is ook op te vragen bij de Wsw-helpdesk.

5. Uploaden van bestanden
Om bestanden VEILIG te kunnen uploaden, rekening houdend met het feit dat de bestanden BSN nummers, geboortedatums, geslacht en woongemeente bevatten en daarmee privacygevoelig zijn en personen hierdoor herleidbaar kunnen zijn, dienen de bestanden beveiligd te zijn met het standaard wachtwoord voor de Wsw-statistiek of te worden gecomprimeerd ('ingepakt' met 'zip', '7z' of 'rar') met het standaard wachtwoord. Dit wachtwoord is vanaf 2019 gewijzigd en wordt bekend gemaakt aan alle Sw-bedrijven en gemeenten en wordt halfjaarlijks bij de aankondiging van de nieuwe meting per e-mail herhaald. Voor het comprimeren van de bestanden wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van Zip, 7z of Rar (zie ook onder "Aanlevering").
De wijze waarop u het bestand kan aanleveren en waarop Panteia een terugkoppeling geeft is gewijzigd. De uitwisseling van bestanden zal niet meer direct via de email plaatsvinden. Met ingang van de 1e meting 2018 worden bestanden aangeleverd via een beveiligde server. Via deze server kunt u bestanden uploaden en bestanden downloaden: upload.panteia.nl.
Na het uploaden van de bestanden ontvangt Panteia een email met het bericht dat er een bestand kan worden gedownload met de link die in de email staat. Na deze 1e email volgt een 2e email met het wachtwoord om het bestand te kunnen downloaden.
Dezelfde procedure zal voor uw bedrijf/gemeente gelden, wanneer Panteia voor u terugkoppelingen zal uploaden, zoals het foutenrapport- en het proloogbestand.
Standaardtermijn voor het kunnen downloaden van bestanden is 14 dagen. Daarna vervalt de link en het wachtwoord. Indien bestanden niet tijdig worden gedownload zal er dus opnieuw een upload moeten worden gedaan met een nieuwe link en een nieuw wachtwoord.

Bijlage 1: Instructies voor bijzondere situaties versie 18 november 2017
Bijlage 2: Datalist dBase of Excel versie 10
Bijlage 3: Datalist Ascii-bestand versie 10



Last update site juli 2019