Aanlevering gegevens Wsw-statistiek 2012 door gemeente of sw-bedrijf

In deze notitie wordt nadere informatie verschaft over de wijze van aanlevering van de gegevens voor de Wsw-statistiek door het sw-bedrijf of gemeente. Voor vragen over deze of andere zaken die betrekking hebben op de Wsw-statistiek, kunt u contact opnemen met onze helpdesk, bereikbaar op werkdagen van 9.00 tot 16.00 uur, op telefoonnummer 079-3222722 of per e-mail naar wsw@research.nl.

1. Wie levert de gegevens aan?
De instelling die financieel verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Wsw is ook degene die verantwoordelijk is voor de aanlevering van gegevens voor de Wsw-statistiek. Dit is dus ofwel de gemeente ofwel het WGR-verband waaraan een gemeente de uitvoering van de Wsw integraal heeft overgedragen. Indien het wachtlijstbeheer bij de gemeente is ondergebracht verdient het aanbeveling om de wachtlijstgegevens via het sw-bedrijf te leveren, omdat die op de hoogte is van alle aanleverspecificaties.

2. Wanneer worden de gegevens aangeleverd?
Conform de Regeling statistiek Wet sociale werkvoorziening (AM/SAM/2007/40616) dienen binnen zes weken na afloop van een halfjaar de persoonsgegevens over het betreffende halfjaar te worden aangeleverd aan Panteia/Research voor Beleid. Bij het niet naleven hiervan dient tijdig, d.w.z. vóór het verstrijken van de inzendtermijn, een concreet gemotiveerd schriftelijk verzoek tot uitstel bij het ministerie van SZW te worden ingediend. Onder tijdig wordt verstaan ten minste 14 kalenderdagen voordat de aanlevertermijn van het bedoelde bestand vervalt.

3. Wat wordt aangeleverd?
Welke kenmerken?
 De gegevens (kenmerken) die in het kader van de Wsw-statistiek dienen te worden aangeleverd staan uitgebreid beschreven in de Regeling statistiek Wet sociale werkvoorziening van het ministerie van SZW. Een verkorte versie van deze regeling ('Te registreren kenmerken') is door Panteia/Research voor Beleid in januari 2005 verspreid. In beide stukken staat nauwkeurig omschreven om welke kenmerken het gaat en welke coderingen gebruikt dienen te worden. De Regeling en de verkorte versie zijn beiden te vinden op deze internetsite.
Welke deelnemers?
 In het aan te leveren bestand zijn de gegevens opgenomen van alle deelnemers die op enig moment in het betreffende halfjaar een dienstbetrekking hadden, een arbeidsovereenkomst in het kader van begeleid werken hadden en/of op de wachtlijst stonden. Daarnaast zijn gegevens opgenomen over personen over wie in het betreffende halfjaar een indicatiebesluit is genomen, inclusief de personen van wie bij een herindicatie het doelgroepbesluit 'bovenzijde' of 'onderzijde' luidt. De 1e indicaties boven- onderzijde hoeven niet door het sw-bedrijf aangeleverd te worden; die krijgt Panteia/Research voor Beleid van het UWV WerkbedrijfHet is niet van belang of de personen in het betreffende halfjaar zijn ingestroomd (op de wachtlijst of het werknemersbestand) of al langer op de wachtlijst stonden/tot het werknemersbestand behoorden. Dit betekent dus ook dat elk halfjaar opnieuw de gegevens van alle personen worden aangeleverd die in dat halfjaar tot de doelgroep behoren, ook als er zich geen wijzigingen hebben voorgedaan ten opzichte van het voorgaande jaar.
Inhoud en opbouw van records
 Van elke persoon wordt (ten minste) één record aangemaakt waarin alle 52 kenmerken zijn opgenomen. Kenmerken die niet van toepassing zijn worden met een '0' gevuld.
Er is een aantal situaties waarin per persoon meer dan één record wordt aangemaakt. Dit is het geval wanneer er sprake is van uitstroom uit het werknemersbestand, gevolgd door instroom op de wachtlijst binnen dezelfde meetperiode. In Bijlage 1 is de handelingswijze beschreven voor deze en een aantal andere bijzondere situaties.
Wanneer u gegevens aanlevert voor meerdere zelfstandige gemeenten, kunt u deze in één bestand aanleveren, waarbij kenmerk 2 'verantwoordelijke zelfstandige gemeente of WGR-verband' de UO-nummers bevat van de verschillende zelfstandige gemeenten.

4. Hoe worden de gegevens aangeleverd?
Exportmodules
 Afhankelijk van de gebruikte registratiemethode zijn er verschillende mogelijkheden ten aanzien van de vorm van de aan te leveren bestanden. De leveranciers van de softwarepakketten Compas PA, EGXL (Persmate NG), DBS, Emis, Beaufort-Raet, IW3, Empower, TeamSoft, Mercash en Pay Roll Profit hebben een exportmodule ontwikkeld. Voor organisaties of gemeenten die met een ander registratiesysteem werken, of waarbij een deel van de gegevens in een ander programma wordt geregistreerd gelden de hieronder beschreven specificaties. Voor elk registratiesysteem geldt uiteraard dat u zelf verantwoordelijk bent voor een juiste registratie van de gegevens.
Vorm van de bestanden
De bestanden dienen te worden aangeleverd in dBase, Excel of Ascii. In alle gevallen hebben de bestanden een vaste vooraf gedefinieerde opbouw. Een beschrijving van deze opbouw is opgenomen in Bijlage 2 en Bijlage 3.
Bestandsnamen
 Om een snelle verwerking van de bestanden mogelijk te maken, wordt u verzocht de bestanden te benoemen volgens een vast stramien van acht posities. Dit bestaat uit:

  • 3 posities met het identificatienummer van uw organisatie;
  • 3 posities met de aanduiding van de meetperiode: neem de laatste 2 cijfers vanhet jaartal en voeg een a toe om aan te geven dat het om de eerste helft van het jaar gaat of een b voor de tweede helft van het jaar. (2e halfjaar 2006 is bijvoorbeeld 06b, 1e halfjaar 2007 is 07a);
  • 2 posities met de versie (voor het geval een bestand meermalen wordt verstuurd);
  • extensie van 3 posities voor het bestandsformaat (txt voor Ascii, dbf voor dBase, xls voor Excel).
De naam van het bestand met gegevens over het tweede halfjaar van 2008, aangeleverd door organisatie 236 in dBase-formaat, (2e versie) zou dan als volgt luiden: "23608b02.dbf". Het identificatienummer van uw organisatie is op te vragen bij de helpdesk, maar wordt altijd genoemd in de adressering van correspondentie.

5. Versturen van bestanden
 Om grote bestanden in één keer te kunnen verzenden, en rekening houdend met het feit dat de bestanden sofi-nummers bevatten en daarmee privacygevoelig zijn, dienen de bestanden bij voorkeur te worden gecomprimeerd ('ingepakt') en voorzien van een standaard wachtwoord. Dit wachtwoord is schriftelijk gemeld aan alle sw-bedrijven. Voor het comprimeren van de bestanden wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van PKZip of WinZip.
De bestanden worden elektronisch per e-mail aangeleverd of ge-upload (of op cd-rom).
Op het ontvangen en versturen van een e-mail zit een beperking van bijlagen. Deze mogen niet meer zijn dan 2 Mb (om precies te zijn 1,8 Mb). Wil men toch bestanden opsturen (van extern naar Panteia/Research voor Beleid) die groter zijn dan die 2Mb dan kunnen ze dat uploaden naar http://www.rvbh.nl/upload.htm. Nadat de bestanden zijn ge-upload, stuurt u aan de Wsw helpdesk een E-mail en wij kunnen dan het bestand ophalen.

Het postadres voor CD-Roms (diskettes) is:
Wsw-statistiek
Postbus 602
2700 MG ZOETERMEER

Bestanden kunt u per E-mail sturen aan: wsw@research.nl

Bijlage 1: 'Instructies voor bijzondere situaties' versie 13 augustus 2012
Bijlage 2: Datalist dBASE en Excel versie 7a
Bijlage 3: Datalist Ascii-bestand versie 7